Hög kvalitet och stort hjärta – Olivia Personlig Assistans vill vara både det lilla och stora företaget i ett

Affärsidén var en nära dialog med kunder och medarbetare samt att hålla en hög kvalitet på utfört uppdrag. Konceptet visade sig vara lyckat och bolaget växte till att idag vara ett av Sveriges största assistansbolag med sina 250 kunder, 1500 medarbetare och 10 lokalkontor runt om i Sverige. Olivia Personlig Assistans är idag en del av Team Olivia.

– Vi ser det som en av våra största styrkor att vi kan kombinera det lilla företagets flexibilitet och närhet med det stora bolagets resurser, förklarar Niklas Enberg, kvalitets- och systemansvarig på Olivia Personlig Assistans.

Niklas har jobbat på Olivia Personlig Assistans sedan 2008 och har haft olika roller som bland annat kundansvarig. Idag är han ansvarig för att stötta medarbetarna runt om i Sverige i deras kvalitetsarbete samt i användandet av verksamhetssystem såsom Aiai.

– Vi har lång erfarenhet av assistans vilket gör att kunder och medarbetare kan känna sig trygga i att vi levererar assistans med högsta kvalitet, säger Niklas stolt.

Att kvalitet är viktigt för Olivia Personlig Assistans märks bland annat genom att de satsar på stöd för sina medarbetare i just dessa frågor där Niklas och hans kollegor är en viktig del. Kvaliteten i assistans säkerställs även via satsningar på medarbetarnas kompetens. I varje enskild assistansgrupp säkerställs det att medarbetare har rätt förutsättningar och utbildning för att klara uppdraget. Det hålls regelbundna personalmöten för att handleda och stötta medarbetare. På de lokala kontoren som finns nära kunder och medarbetare finns mycket kompetent personal med lång erfarenhet av branschen. Närhet, tillgänglighet, kunskap och känsla är ledord som präglar arbetet både på huvudkontoret men framförallt ute på de olika lokalkontoren.

– Vi vill finnas nära våra kunder och medarbetare och vi vill göra allt med ett stort hjärta, säger Niklas.

Tiden för lönekörning har minskat drastiskt med Aiai

Olivia Personlig Assistans började använda Aiai 2013. Innan dess sköttes administrationen av assistansen med hjälp av scheman i Excel och tidrapporter på papper som korrigerades manuellt av assistenter och administrativ personal. Fax, penna och papper samt tippex var de arbetsverktyg som användes innan Aiai kom in i bilden.

Tidigare tog lönekörningen cirka tio arbetsdagar och nu har administration kring lönekörningen effektiviserats så pass att omfattningen är nere på ungefär tre till fyra arbetsdagar. Niklas var med vid övergången från den manuella hanteringen och såg tydligt skillnaden i arbetsmängden när de började använda Aiai.

– Det var underbart och så skönt att slippa alla manuella tidrapporter och att ha alla scheman digitalt var en stor fördel. Nu kunde alla ha uppdaterade och aktuella scheman, berättar Niklas.

– Eftersom det är så små marginaler inom assistans idag är det en trygghet att tidrapporten går digitalt till Försäkringskassan så att de snabbt kan börja handlägga ärendet. Det gör att vi får vår ersättning i tid så att vi kan betala löner till medarbetare och överleva som företag, fortsätter Niklas.

Enkelheten – att det är lättöverskådligt och tryggheten i att allt finns på en och samma plats – är något som Niklas och Olivia Personlig Assistans värdesätter högt hos Aiai.

Niklas tycker att många delar av Aiai är bra bland annat den nya avtalsmodulen där anställningsavtal smidigt kan skickas till medarbetare för digital signering.